[PRATIQUE] Pompes funèbres : aider les familles dans l’administratif post mortem

Les familles endeuillées gérées par les pompes funèbres au décès d’un proche voient leur quotidien complètement bouleversé par le choc de l’annonce, le nombre de formalités administratives à réaliser, et l’organisation des obsèques à envisager. Pour cela, de plus en plus de pompes funèbres se spécialisent désormais dans l’accompagnement des familles dans l’administratif après obsèques. Pourquoi mettre en place ce service au sein de votre agence funéraire ? Quelles sont les formalités à prendre en charge ? Tour d’horizon.

La gestion de l’administratif d’après funérailles : accompagner les familles

Votre quotidien repose sur l’accompagnement des familles depuis l’annonce brutale du décès d’un être cher jusqu’au jour des obsèques. Durant ce laps de temps, votre conseiller funéraire, principalement, se veut proche d’une famille entière. Au plus près de leur cocon familial, de leur intimité, il les guide à travers les différents choix et prestations à mettre en place pour rendre un hommage digne et sincère à leur proche.
La fin des obsèques, la rupture totale avec les pompes funèbres peut s’avérer difficile pour les familles qui se retrouvent submergées par un administratif chronophage et anxiogène, à un moment où elles souffrent profondément.
Au-delà de représenter une source de revenu supplémentaire grâce à cette prestation d’accompagnement, il s’agit de créer un lien de confiance avec les familles endeuillées et de consolider le sentiment d’utilité de vos équipes. Vous mettez votre expertise du funéraire au service de familles perdues, qui ne savent pas forcément quelles démarches entreprendre ni même les droits auxquels elles peuvent prétendre ! Vous leur permettez de se concentrer sur l’initiation de leur deuil en gérant toutes ces formalités pour et avec elles. Votre soutien moral et psychologique se poursuit donc après les funérailles. Votre agence, par ce biais, replace l’humain au cœur de son activité, vous différenciant alors d’autres agences. Cet accompagnement se veut donc complet, sur-mesure. Vous prenez le temps de vous intéresser à chaque famille, vous donnez encore plus de sens aux missions de vos conseillers funéraires.

Les services à proposer aux familles endeuillées

Vous êtes gérant de pompes funèbres et souhaitez mettre en place cet accompagnement auprès des familles ? Découvrez les services et formalités à proposer.

Un diagnostic complet

Pour pouvoir prendre en charge les formalités après obsèques du défunt, il convient d’en savoir davantage sur sa vie, son emploi, son schéma familial, son quotidien (emprunts, mutuelles, retraites, pension de réversion, demande de capital décès, impôts, banques, abonnements, assurances).

Vous devez vous informer sur le testament, la descendance du défunt, sa vie maritale au moment de sa mort mais également dans son passé (capital décès), sa situation professionnelle au moment du décès, les éventuelles assurances souscrites auprès d’organismes spécialisés, etc.

Vos conseillers funéraires doivent donc être au fait de la réglementation française et des droits auxquels les Français peuvent prétendre.

Ainsi, vous dressez la liste des démarches à effectuer et devrez demander aux proches de rassembler l’ensemble des pièces justificatives précises et utiles à la mise en application de ces démarches.

La rédaction et l’envoi des courriers

Les familles doivent avertir certains organismes dans des délais plus ou moins longs de la disparition de leur proche. Ainsi, grâce aux actes de décès que vous aurez récupérés en mairie, et aux pièces justificatives demandées à la famille, vous pourrez rédiger les courriers habituels, selon les normes précises à respecter et les informations obligatoires à y inscrire, à envoyer aux administrations françaises et organismes liés au défunt de son vivant.
Votre expertise vous permet de gérer ces formalités rapidement, en n’oubliant aucun détail, tout en donnant une chance aux familles de profiter des droits et aides proposés par l’état français.

C’est un véritable gain de temps pour les familles qui ne sont pas coutumières de ce genre de formalités et qui peuvent voir les procédures allongées en cas de pièces justificatives manquantes, par exemple.

Une fois rédigés, vous envoyez les documents directement à la famille par la poste ou par mail, pour qu’elle puisse, une fois les avoir signés et datés, les envoyer aux organismes concernés.

Une assistance prolongée

Bien que votre expertise vous permette de gérer l’administratif post funérailles des familles en quelques jours seulement, vous pouvez leur proposer une assistance prolongée sur plusieurs mois. L’objectif ? Leur permettre de vous solliciter pour remplir les documents importants et mettre en place la succession, clôturer un compte particulier, obtenir des aides de l’état ou une pension.
Il ne faut pas oublier qu’en quelques mois, les proches endeuillés doivent mettre un terme à toute la vie et l’existence administrative de leur proche. Bien souvent, ils découvrent au fil du temps de nouveaux dossiers à traiter, de nouveaux organismes à prévenir, etc.
Cette assistance personnalisée vous permet d’intervenir en tant qu’expert, toujours, mais surtout de rassurer les familles dans l’accomplissement de ces tâches. Vous devez donc faire preuve de patience, d’écoute, de compréhension pour les accompagner au mieux car les familles sont en plein deuil et leurs émotions sont chamboulées. Elles peuvent perdre patience face à ces démarches qui n’en finissent pas et à leur complexité. Votre soutien est essentiel. C’est aussi une façon digne d’honorer le défunt que de soulager ses proches de ces obligations.

Le devis gratuit et obligatoire

Rappelons-le une fois de plus : avant de démarrer quelconque prestation, il est impératif de proposer un devis gratuit, sans engagement, compréhensible, aux familles endeuillées. Il peut s’agir de conclure cet accord dès leur venue dans leur agence avant les obsèques ou d’une demande de leur part après les funérailles de leur proche.
La loi française souhaite garantir la libre concurrence des pompes funèbres, et cela passe par la création d’un devis clair et harmonisé, sur la base d’un modèle commun pour faciliter la compréhension et la comparaison par les familles. Vous devez donc très clairement indiquer vos honoraires pour la prise en charge des démarches administratives des familles endeuillées.

Un service d’accompagnement en ligne et en agence

Là où vous pouvez tout à fait vous démarquer, c’est par votre présence en ligne autour de ce service d’accompagnement dans les démarches administratives d’après obsèques.

En effet, les familles endeuillées ont tendance à choisir des pompes funèbres proches du lieu où est décédé le défunt. Ainsi, il se peut que l’agence soit éloignée de leur domicile et rende les allées et venues plus complexes.

C’est la raison pour laquelle vous avez tout à gagner à déployer un service d’accompagnement en ligne sur votre site. En digitalisant les démarches, vous permettez aux familles d’opter pour les pompes funèbres de leur choix, conformément à la loi française, et surtout d’envisager les formalités plus sereinement.
Proposez alors des formulaires simples, avec des aides pour bien comprendre l’objet de la demande.
Dématérialisez l’envoi des documents si nécessaire (par mail ou par voie postale si la famille le préfère, ou en agence). Cette option vous permet d’être plus réactif aux demandes des familles et de générer plus de clientèle car vous ouvrez votre périmètre d’actions au niveau local et régional.
En revanche, il convient de faire preuve d’assiduité en ligne. Répondez dans des délais rapides aux mails, relancez les familles au téléphone, assurez-vous de la bonne réception des documents. Bien que les démarches soient dématérialisées, vous n’en demeurez pas moins des professionnels dont le cœur de métier repose sur l’humain. Assurez-vous donc de ce point. Enfin, ayez toujours une permanence dans votre agence pour accueillir les familles (et personnes plus âgées moins habituées aux démarches en ligne), et les accompagner dans les formalités.

(Crédit photo : iStock)